ניהול בתקופה של שינויים, דורשת מאיתנו, כבעלים של עסק, היערכות והתנהלות אחרת במישורים רבים. היא דורשת מאיתנו גמישות מחשבתית, הסכמה לקבל את מה שלא בשליטתנו ולבחון מחדש את הדרך אותה הכרנו עד עתה.
תקופה של שינויים יכולה לבוא ליידי ביטוי ברמה עולמית מדינית, כגון: מצב ביטחוני, מגפה עולמית, תקופת בחירות ועוד. היא יכולה לבוא ליידי ביטוי בשינויים משמעותיים בשוק בוא אנו נמצאים כמו כניסת שחקן חדש לשוק, טכנולוגיה חדשה ושינויים פנים ארגונים כמו שותפות שמתפרקים, מנהלים בכירים שעוזבים.
במסגרת מאמר זה נסקור את התחומים בעסק אליהם צריך להתייחס, ההשלכות האפשריות וניתן דוגמאות להתאמות הנדרשות:
בפן הניהולי
ניהול בתקופת שינוי מאתגר עוד יותר, כיוון שהוא דורש ממך כמנהל לצעוד בראש המחנה, להוות דוגמא אישית, להתוות את הדרך לעובדים גם כשלא הכל ברור לך. עליך כמנהל לבחון את הדרך בה יהיה לך קל יותר להיות בשליטה על העשייה, על המידע ועל מצב העובדים ברמה האישית.
איך אפשר לעשות זאת?
לדוגמא:
- הגדרת יעדים ומטרות מותאמים לתקופה לפי פרקי זמן קצרים יותר אפילו ברמה יומיומית
- מדידת יעדים מפורטת ככל שניתן גם במחלקות בהן המדידה היא איכותית- להגדיר מהי תוצאה באיכות גבוהה מבחינתנו וכיצד תבוא לידי ביטוי בעסק
- שמירה על קשר רציף באמצעות שיחות צוות יומיות ודיווחים קבועים – שעה קבועה בכל יום, אפילו פעמיים ביום עם סדר מובנה של דיווח
- שמירה על מוראל גבוה ואנרגיה גבוהה גם בתקופת אי בהירות – באמצעות שיחות אישיות, מפגשי זום לטובת שיתוף ויצירת מוטיבציה
- מפגשי גיבוש בזום שאפשר לעשות עם העובדים אחת לתקופה לדוגמא: משחק אמת ושקר, קהוט על הארגון/הצוות, תמונות מהילדות וזיהוי העובד, זמר במסכה, מפגש קפה/יין- שיתוף אישי ברגעים משמחים, מצחיקים, מפדחים ומרגשים
בפן הארגוני
התאמת נהלים ואופן העבודה לצורכי העסק והעובדים.
לדוגמא:
- הנחיות ברורות וגורפות לכלל העובדים לגבי מספר ימי העבודה מהבית ומהמשרד, חלוקת העבודה למשמרות/קפסולות מבחינת ימים ואפילו שעות ביום.
- מחלקות שנוצר בהן עומס עקב המצב, לבצע חלוקת משאבים מחודשת ומותאמת בין העובדים במחלקה עצמה ואף ממחלקות משיקות
- התייחסות כלל ארגונית להחסרת ימי עבודה מבחינת תלוש השכר
- הטמעת מערכות המאפשרות מעקב אחר תהליכי עבודה וניהול משימות, יאפשרו זרימה נכונה של מידע ומעקב שדברים לא נפלו בין הכיסאות
- חיזוק גאוות היחידה והוקרת תודה על ההתגייסות על ידי מחוות לעובדים שיפתיעו וישמחו אותם ויגיעו עד אליהם הביתה כגון: מארזים מתוקים, מארזי יצירה לשעות הפנאי וכו
- קבלת החלטה פנים ארגוני לגבי מתן תגמול נוסף לעובדים שבעקבות תקופת השינויים התגייסו ונרתמו מעבר לסטנדרט המקובל
- צמצום משרות- צמצום משרות בחברה מתוך שיקולי התייעלות. לעיתים זהו תהליך קשה ולא נעים. עלינו להיות ערים לכך שמהלך שכזה יעורר אצל עובדים אחרים חשש. מצד אחד יגרום להם להיות יותר יעילים וממוקדים מצד שני יכולה להיווצר אווירה פחות נעימה. דאגו להיפרד מהעובדים שלכם בדרך מכבדת ומוכירה על עשייתם
בפן העסקי
בחינה אסטרטגית האם שיטות העבודה שלנו עדין מתאימות לנו. ובחינה מחודשת של המודל העסקי של העסק
לדוגמא:
- עלינו לבחון האם להעביר חלק מהעבודה למיקור חוץ בשל צמצום משרות בעסק
- או לחילופין, עלינו לבחון האם להפסיק עבודה עם קבלני משנה ו/או Outsourcing ולתת לעובדי החברה לבצע את המשימות
- שינוי שיטת המכירה באופן גורף למשל
בתחום האופנה – עסק שבחר לא לשווק לחנויות בוטיק או לסגור חנויות קיימות, ובמקום למכור רק באמצעות חנות אינטרנטית,
בתחום המסעדנות – עסק שבחר להתמקד אך ורק במשלוחים ללא קבלת קהל צמצם את עלויות התפעול שלו וראה כי הינו רווחי יותר במכירת מזון ללא ישיבה במקום.
בפן הטכנולוגי
אנו בתקופה של שינויים טכנולוגים פורצי דרך, ההתפתחויות מהירות והמידע נגיש. מהרו להכניס לעסק מערכות מתאימות ותומכות שייעלו את העבודה ויאפשרו לעובדים לעבוד גם מהבית. מערכות המאפשרות לכל העובדים להמשיך ולמלא את תפקידם על הצד הטוב ביותר גם כאינם מגיעים למשרד.
לדוגמא:
- התחברות מרחוק לכל מערכות המחשוב באמצעות התחברות ל"ענן" החברה
- רכישת מערכות המאפשרות קיום פגישות בתוך ומחוץ לחברה כגון: Zoom, Microsoft Teams ועוד
- מערכת לניתוב שיחות מהמשרד למכשירים סלולריים + הקלטת שיחות
- הטמעת מערכות המאפשרות מעקב אחר תהליכי עבודה, ניהול משימות וייעול התהליכים כגון: Monday, Trello ועוד
- במקרה בו העובדים שלכם עובדים מהבית, רכשו עבורם ציוד מותאם לצרכים של העסק על מנת למלא את תפקידו כגון: לפטופ שיכיל את התוכנות עליהם החברה עובדת, שידרוג/תמיכה בתשתית האינטרנט הביתית וכו
- במידת הצורך שלחו את העובדים להכשרות מקצועיות על התוכנות השונות על מנת להפיק את המקסימום מהמערכות הקיימות
בפן השיווקי
בחינת קהל היעד וסל השירותים – לבחון כיצד מגיב הקהל היעד שלנו לתקופה, האם יש שינוי בצרכים, גם אם לתקופה קצרה יחסית, האם אנו יכולים להרחיב את סל השירותים הניתן ללקוחות או לבצע בו התאמות נדרשות, האם האופן שבו אנו מספקים את השירות מותאם לתקופה?
לדוגמא:
- בתחום הביטוח נדרשו סוכנים רבים לבצע הקפאה של ביטוחי XXX לעומת עלייה בביטוחי הבריאות. פנייה יזומה מצד סוכני הביטוח ללקוחות ופריסת סך האפשרויות בתקופה זו ומתן מענה מותאם הייתה מתקבלת בהמון הערכה ומייצרת בידול
- משרד עורכי דין העוסק בתחום המשפחה שיציע ללקוחות המבוגרים שלו הגעה אליהם הביתה לטובת חתימה על הסכם ייפוי כוח מתמשך או צוואות, ייצר לו יתרון יחסי על פני משרדים אחרים שיבקשו מהלקוחות להגיע אליהם או לקיים פגישות דיגיטליות
בחינת התוכנית השיווקית שלנו מותאמת לתקופה והאם יש צורך לבצע בה שינויים בהיבטים של:
- התאמת/הוספת אפיקי השיווק – האם הקהל שלנו נמצא כעת באפיקי שיווק נוספים שביום יום הוא פחות נמצא בהם?
- התאמת המסרים – בתקופות של שינויים הקהל שלנו ירצה בדרך כלל מסרים קצרים וממוקדים, מסרים שנותנים ערך ספציפי ופרקטי, יותר שיתופי אישיים, יותר סיפורי השראה ועוד
- התאמת אופן העברת המסרים – עולה עוד יותר הרצון למסרים קצרים בדרך ויזואלית כמו: סרטוני וידאו, תמונות שמעלות רגש ועוד
בפן פיננסי
עלינו לבצע בקרה תקציבית בפרקי זמן קצרים על מנת לראות מגמות שינוי ולהתמודד איתן מבעוד מועד.
לדוגמא:
- עלינו לבצע בחינה פיננסית של השירותים/המוצרים של העסק, האם הם עדיין כדאיים, האם הכמויות הנמכרות רווחיות
- עלינו לבצע בחינה פיננסית של העסק כולו, האם כמות העובדים נכונה למדד הרווחיות, האם פרוייקטים שאנו מבצעים שומרים על אחוז הרווח שלהם
- בניית צפי תזרים מזומנים קדימה לטובת היערכות
- בחינת הזדמנויות לקבלת הלוואות בערבות מדינה או מקרנות לטובת פיתוח העסק והתאמתו למצב
כל ההצעות שהועלו כאן לבחינת העסק בהיבטים השונים מצריכות מהמנהלים ומהבעלים אומץ לב, להסתכל לנתונים "בלבן של העיניים" ולקבל החלטות שלעיתים אינן פשוטות.
החלטות בסדרי גודל שכזה קשה מאוד לקבל לבד ולכן חשוב להקים צוות חשיבה אסטרטגי מתוך עובדי ומנהלי הארגון או להיעזר בגורם חיצוני שיעזור להתוות את הדרך הנכונה והיעילה שמביאה לידי ביטוי את כל המשתנים ולא שוכחת את הגורם האנושי.
